會議租車應該高度重視交通保障，否則，會干擾會議的正常活動，甚至造成開不成會的嚴重後果。交通保障的主要任務是車輛組織、用車制度、派車管理、車輛調度、租車管理、用車檢查和駕駛人員的管理。如果會議住地距會場較遠，必須有車輛接送與會代表，要與會人數盡可能組織足夠的車輛，以保證會議的需要。對於集體活動用車，因為車人多，必須加強派車管理、車輛調度、用車檢查和駕駛員的管理，保證與會人員按號入座，有序乘車。不敷乘坐時，可以租車。零星用車，必須建立用車制度，規定用車的範圍和任務，履行批准手續。至於領導幹部用車，則應按規定予以保證。

（九）一旦發生事故，應盡快通知相關部門，一定要有交警的事故判定書的證明，這兩樣是保險理賠所必須的證明。保險一定要在第一時間通知，最遲不能超過24小時。

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